Notulen Algemene Ledenvergadering 2018

  1. Opening en mededelingen
    De voorzitter opent op 29 januari 2018 om 20:00 de vergadering omdat het aantal stemgerechtigde leden nog niet aanwezig is wordt de vergadering gesloten. Een nieuwe vergadering zal om 20:15 worden geopend.
     
  2. Ingekomen stukken
    Aanwezig 32 leden. Zie presentielijst.
    Afmeldingen: Theo Vrijkorte, Ellis Kothman, Ellie Teussink, Miranda Olde Weghuis, Ageeth Tissing, Wouter Meijerink, Elise Bossink.
    Er zijn geen voorstellen ingediend door de leden waardoor de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld.
     
  3. Notulen jaarvergadering 23 januari 2017
    Deze notulen zijn in te lezen op onze website en voorafgaand aan deze vergadering zijn ze op papier ter inzage geweest. Er zijn geen op of aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
     
  4. Jaarverslag 2017
    ALV gehouden op 23 januari 2017 en daarnaast 11 reguliere bestuursvergaderingen en diverse overleggen met gemeente, naburige verenigingen en sportinstanties.
    Herinrichting van de Schapendijk voor verbeterde verkeersveiligheid is uitgewerkt in verschillende bijeenkomsten met gemeente, verenigingen en initiatiefgroep vanuit de buurt. Realisatie in 2018.
    Ledenbestand 2017: 35 opzeggingen en 55 nieuwe aanmeldingen waarvan 30 nieuwe jeugdleden. Totaal ledenbestand is nu 367.
    Marieke Hofste is aftredend als penningmeester en Gerard Olde Wieverink zal toetreden bij hoofdstuk 9.
    In 2017 is de activiteitenagenda bij zowel de senioren als de junioren flink uitgebreid. Met als hoogtepunt in 2017 de feestelijke openingsweek van ons nieuwe TZB clubgebouw.
     
  5. Verslag van de penningmeester
    De penningmeester geeft een toelichting op de balans van 2017:
    Het algehele financiele beeld is dat we een licht positieve balans hebben.
    Begroting van de nieuwbouw was 335.000 euro, en de uiteindelijke realisatie is 346.000 euro. Deze extra kosten zijn gedekt door de subsidies die we binnen gehaald hebben. Hierin heeft Ferry een voorname rol gespeeld.
    Met de kascontrolecommissie is de detailbegroting van de nieuwbouw ook helemaal doorgesproken.
    Er is nog ongeveer 40.000 euro aan reserves die ingezet kunnen worden voor bijvoorbeeld vernieuwing banen en verlichting.
    Vanuit de leden wordt gevraagd waarom er nog een reservering van 100.000 euro staat voor het onderhoud van het clubgebouw. De toelichting is dat dit boekhoudkundig is en dat deze de komende jaren wordt afgeschreven.
    Op de resultatenrekening hebben we een bedrag begroot voor het sponsorlidmaatschap. Deze hebben we vanwege de drukte niet kunnen realiseren.
    Vanuit de leden wordt gevraagd waarom er nog 5000 euro op de begroting staat. Toelichting is dat we deze subsidie al hebben gekregen dat we deze nog uit moeten geven aan specifieke sociale activiteiten.
    Vanwege beveiliging en problemen bij het afsluiten van het park hebben we een beveiligingsbedrijf ingehuurd voor deze activiteiten. Dit brengt extra kosten van 4000 euro mee, maar deze is inmiddels stop gezet.
    De energiekosten zijn terug gegaan van 7500 euro naar 4500 euro op dit moment. De verwachting is dat we hier nog een teruggaaf voor gaan krijgen maar die is op dit moment nog niet bekend.
    Afschrijvingskosten zijn 10.000 euro, dit is 1/30 van de total kosten van de nieuwbouw (afschrijving in 30 jaar). De rentekosten zijn iets lager dan begroot.
     
  6. Verslag van de kascontrolecommissie
    Leon geeft een toelichting op de financien die zijn besproken en Marieke heeft ok in detail uitgelegd wat de rol van Henk Asma binnen de financiele commissie is. De kascontrolecommissie, bestaande uit Leon Engelbertink en Roy van Benthem, heeft geen tekortkomingen kunnen constateren en stellen voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer.
     
  7. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie
    De commissie wordt bedankt voor haar werkzaamheden. Leon Engelbertink zal na 2 jaar de kascontrolecommissie verlaten en hij wordt daarvoor bedankt. Roy van Bethem blijft zitten en Ingid Lok-Hulsbeek wordt de 2e persoon in de kascontrolecommissie. Ben Siers wordt aangesteld als reserve.
     
  8. Af- en toetreden bestuur en commissies
    Marieke wordt bedankt voor haar inzet in al die jaren en de goed financiele onderbouwing van de nieuwbouw.
    Marieke bedankt Henk Asma voor al zijn inzet binnen de financiele commissie over de afgelopen jaren. Henk blijft wel in de financiele commissie zitten.
    Gerard Olde Wieverink wordt gepresenteerd als de nieuwe penningmeester.
     
  9. Begroting volgende verenigingsjaar.
    De begroting wordt toegelicht:
    Penningmeester Gerard Olde Wieverink licht de begroting van 2018 toe.
    De realisatie van 10.000 van de barinkomsten is een mooie toename. Voor 2018 verwachten we daar een 500 euro meer aan inkomsten.
    Inkomsten van de baanreclame waren in 2017 behoorlijk door allerlei nieuwe sponsoren en vervangende doeken. Dit zal in 2018 minder zijn.
    Ook voor de jeugdactiviteiten is meer geld gereserveerd. Vanwege het toegenomen jeugdledenbestand en ook om nog meer jeugdleden aan te trekken.
    Voor de post onderhoud baanverlichting wordt meer gereserveerd omdat er onderhoud zit aan te komen. Verder is het bestuur aan het onderzoeken of een investering in LED verlichting uit kan. De verlichting brandt doorgaans de gehele avond en energie besparen door door LED verlichting kan ons veel geld besparen.
     
  10. Voorstellen van de zijde van het bestuur
    Voorstel contributieverhoging:
    Senioren: 135 Euro
    Jeugd: 50 Euro
    Stemmen voor: 32
    Stemmen tegen: 0
     
  11. Contributie
    Zie hoofdstuk 10.
     
  12. Toelichting vanuit de commissies
    Jeugdcommissie:
    Tom Reuver geeft een toelichting op de activiteiten binnen de jeugdcommissie. De jeugdcommissie bestaat momenteel uit 8 personen.
    Er is maandelijks een overleg met de jeugdcommissie.
    Alle jeugdactiviteiten,  competities en Tenniskids Worltour zijn op de zondag gepland, meestal in de ochtend.
    De jeugdcommissie treft voorbereiding voor een open jeugdtoernooi dat voorafgaand aan het Bloementoernooi zal worden georganiseerd. Voor 2018 wordt dit nog een toernooi voor onze vereniging maar vanaf 2019 is de bedoeling om daar een open toernooi van te maken.
    Het aantal jeugdleden zit nu op 77 en groeit nog steeds.
    1 van de speerpunten binnen de jeugdcommissie waren de lespakketten, deze zijn voor de jeugd inmiddels gerealiseerd. Voor de senioren is dit nu ook bijna klaar.
    [John] geeft aan dat de sponsoren bij hun gesponsorde evenement ook uitgenodigd worden. Dit wordt opgenomen in de draaiboeken van de verschillende activiteiten.
     
  13. Accommodatiecommissie:
    Realisatie van de nieuwbouw is gereed. De onderhoudsploeg heeft rondom het gebouw een nette verhoging, fietsenstalling en algemeen onderhoud van de banen gerealiseerd.
    Vervanging van de banen is nog niet nodig, wel extra groot onderhoud van de banen.
    We hebben een nieuw afhangbord sinds november die samen gaat met de KNLTB Clubapp.
    Voor 2018 onderhoud banen, netten en hekwerk. Aanpassing fietsenstalling (misschien camerabeveiliging). Plan voor investering LED verlichting banen.
    Aangegeven wordt dat deuren erg slecht afgesloten worden.
    De schenktijden zijn veranderd, nog maar 35 uur per week, sluiting is altijd 24:00. Deze zijn bij de gemeente bekend en hier wordt streng op gecontroleerd. Kan resulteren in flinke boetes.

    Anneke geeft een toelichting op de bardienstplanning. Invulling blijft nog steeds lastig, maar er zit een stijgende lijn in. Een klein aantal notoire weigeraars.
    Afkoop van bardienst gaan we niet doen omdat dit te kostbaar is (100 euro bij de contributie extra voor de weigeraars).
     

  14. Tennisstimulatiecommissie
    Henk Teussink geeft een toelichting op de activiteitenplanning van TZB. De jaarplanning van 2017 wordt gedeeld. Naast succesvolle activiteiten ook activiteiten die nog niet goed uit de verf komen. Het Bloementoernooi en Riteco Notariskantoor Winter Tennis Competitie zijn de topactiviteiten bij TZB met deelnemers van zowel TZB als verenigingen in de buurt. De kerstbingoavond in 2017 was ook een topavond met maximale bezetting.
    Er worden activiteiten georganiseerd voor alle leeftijden. De TOSS avond wordt weer nieuw leven ingeblazen voor met name de nieuwe leden. Er zal in 2018 een AED cursus worden georganiseerd. Het kernteam van de activiteitencommissie is op sterkte, wel zijn er nog mensen nodig voor specifieke activiteiten.
    Elk lid heeft een rol in het aantrekken van nieuwe leden.
     
  15. Sponsorcommissie
    Er zijn in 2017 6 nieuwe sponsoren bij gekomen en 5 bestaande sponsoren zijn gestopt met spomsoring. De spomnsoravond met veiling in februari 2017 was een succes. In 2018 zal er een sponsortoernooi worden georganiseerd voor de sponsoren van TZB.
     
  16. Toelichting beleidsplan 2015-2019
    -
     
  17. Huldiging jubilarissen
    De voorzitter huldigd de leden zijnde, John van de Haak, Huub Alink, Ellis Kothman (niet aanwezig)
     
  18. Voorstellen, ingediend door tenminste vijf leden.
    Er zijn geen voorstellen ingediend.
     
  19. Rondvraag
    A. Een aantal dames wil in de winter niet tot 23:00 bardienst uitvoeren vanwege veiligheid. De toelichting is dat wanneer er dames ingepland zijn en hier problemen mee hebben om eventueel heren die er zijn af te laten sluiten of gezamenlijk het park te verlaten. Voor volgend jaar kan men zich in zo’n geval beter inschrijven voor een bardienst in de zomer.
    B. Vraag is of er een klok kan komen voor buiten. De toelichting is dat daar zal naar gekeken worden.

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje.