Notulen Algemene Ledenvergadering 2019

  1. Opening en mededelingen
    De voorzitter opent 4 februari om 20:00 de vergadering omdat het aantal stemgerechtigde leden met 42 al aanwezig is gaan we door met de vergadering.
    Ingekomen stukken

    Aanwezig 42 leden. Zie presentielijst.
    Afmeldingen: Theo Olde Weghuiz, Mirjam Heideman, Truus Damink, Marcel Bossink, Elise Bossink, Elly Teussink, Niek Schothuis.
    Er zijn geen voorstellen ingediend door de leden waardoor de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld.
     

    Notulen jaarvergadering 29 januari 2018
    Deze notulen zijn in te lezen op onze website en voorafgaand aan en tijdens deze vergadering zijn ze op papier ter inzage gelegd op de tafels. Er zijn geen op of aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
    Jaarverslag 2018
    ALV gehouden op 29 januari 2018 en daarnaast 11 reguliere bestuursvergaderingen en diverse overleggen met gemeente (vervanging banen & herinrichting Schapendijk), naburige verenigingen en sportinstanties.
    Ledenbestand 2018: 28 opzeggingen en 56 nieuwe aanmeldingen waarvan 13 nieuwe jeugdleden. Totaal ledenbestand is met 371 leden licht gegroeid.
    Verslag van de penningmeester
    De penningmeester geeft een toelichting op de balans van 2018:

    Investering gedaan voor het nieuwe buitenmeubilair.
    Een post die we nog moeten ontvangen als sponsor inkomsten.
    De reserveringen voor 2018 focussen op vervanging verlichting en renovatie van het hekwerk aan de voorkant van de banen.
    Over het gehel zijn de inkomsten toegenomen door meer leden, meer inkomsten van de kantine, meer sponsorinkomsten en meer subsidies.
    De uitgaven voor de activiteiten zijn niet sterk veranderd, wel minder dan begroot.
     

    Verslag van de kascontrolecommissie
    Roy van Benthem geeft een toelichting op de bijeenkomst die Roy en Ingrid met de penningmeester hebben gehad op 31 januari 2019 over de kascontrole. De kascontrolecommissie, bestaande uit Roy van Benthem en Ingrid Lok-Hulsbeek, heeft geen tekortkomingen kunnen constateren en stellen voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer.

    Benoeming nieuwe kascontrolecommissie
    De kascontrolecommissie wordt bedankt voor haar werkzaamheden. Roy van Benthem zal na 2 jaar de kascontrolecommissie verlaten en hij wordt daarvoor bedankt. Ingid Lok-Hulsbeek blijft in de kascontrolecommissie zitten en Ben Siers wordt de 2e persoon in de kascontrolecommissie. Marieke Hofsté wordt aangesteld als reserve.

    Af- en toetreden bestuur en commissies
    Geen mutaties.

    Begroting volgende verenigingsjaar.
    De begroting wordt toegelicht:
    Hoewel de inkomsten van de kantine in 2018 hoger uitkwamen dan begroot wordt er voor 2019 conservatief begroot.
    Wat betreft de begroting voor de activiteiten wordt er niet veel veranderd. De begroting voor het Bloementoernooi is inclusief de begroting voor de feestavond.
    Geen veranderingen aan de inkomsten door contributie.

    Voorstellen van de zijde van het bestuur
    Voorstel om de contributie dit jaar niet te verhogen en gelijk te laten blijven op:

    Senioren: 135 Euro
    Jeugd: 50 Euro

    Voorstel om de baanverlichting te vervangen:
    Michael geeft een toelichting op de investering die nodig is voor nieuwe baanverlichting. De huidige lampen zijn aan vervanging toe, een investering is dus noodzakelijk. De keuze voor LED verlichting biedt een aantal voordelen zoals besparing op de energielasten en onderhoudskosten, beter lichtspreiding en snel in- en uit kunnen schakel. Als laatste is er nu nog subsidie mogelijk op energiezuinige verlichting, dat is voor over een paar jaar niet zeker.
    Op basis van 550 branduren per jaar kunnen we per jaar €2.468 besparen waarmee de terugverdientijd ongeveer 7 jaar is. Dit is exclusief onderhoudskosten besparingen.

    Door de leden wordt gevraagd hoelang gaan de LED lampen mee?
    Toelichting: Op papier erg lang, maar dat heeft zich in de praktijk nog niet kunnen bewijzen omdat ze nog te kort gebruikt worden. Maar met de 550 branduren die wij per jaar hebben zal dat richting de 20 jaar gaan.
    Door de leden wordt gevraagd of er contact is geweest met zustervereniging Ready, daar zijn ze op het moment ook aan het kijken naar LED verlichting (Frank oude Nijhuis).
    Toelichting: Er is met Ready geen contact geweest, is het overwegen waard om te bespreken welke keuzes zij gemaakt hebben.
    Voorstel om het hekwerk aan de voorkant van de banen te renoveren:
    Michael geeft een toelichting op de renovatie die nodig is aan het hekwerk. Het gaas aan de terraszijde wordt vervangen, de draaipoorten worden aangepast en verplaatst omdat deze niet meer naar binnen mogen draaien. Verder worden er nog kleine reparaties uitgevoerd.

    Voorstel om de tennisbanen te vervangen:
    De voorzitter geeft een toelichting op de noodzaak van het vervangen van de tennisbanen en de achtergrond. In 2015 is de technische levensverwachting van de toplaag verlopen is de sporttechnische keuring van de staat van de banen door de gemeente van toepassing. Deze is in het derde kwartaal van 2018 ook gedaan en de conclusie is dat de toplaag technisch aan vervanging toe is en de sporttechnusche onderlaag dient te worden geherstructureerd. Door het goede onderhoud hebben onze banen het 3-4 jaar langer uitgehouden dan verwacht.
    In 2016 zijn naar aanleiding van de nieuwbouw de afspraken met de gemeente Oldenzaal opnieuw afgestemd: De gemeente Oldenzaal is financieel verantwoordelijk voor de eerstkomende vervanging van de banen en toplaag vanaf april 2015 (keuring NOC*NSF).
    Het voorstel is om de toplaag te vervangen door een nieuwe zandkunstgraslaag vergelijkbaar met de huidige. Ondermeer omdat de huidige laag goed bevalt, het onderhoud zelf te doen is en lager zijn dan andere baansoorten. De gemeente financiert volledige vervangingskosten op basis huidige baansoort, de keuze voor een andere baansoort vraagt een forse extra investering van TZB.
    De aanbesteding loopt via de gemeente. Het traject bestaat uit een periode van 21 dagen voor de offertes en 4 tot 6 weken voor de vervanginswerkzaamheden. Meest gunstige periode is de periode naa het Bloementoernooi 2019.
    # Vraag van de leden: Kunnen wij de aannemer/uitvoerder kiezen?
    Toelichting: Nee het is aanbesteding die door de gemeente Oldenzaal wordt gedaan. Wij kunnen wel een aannemer/uitvoerder aandragen bij de gemeente. Dat zullen we ook doen.
    # Vraag van de leden: Is de baansoort zoals deze nu in Lonneker ligt een optie?
    Toelichting: Dat is niet een reële optie aangezien een andere baansoort een extra investering van €100.000 vergt voor de onderlaag die we zelf moeten bekostigen.
    Vraag van de leden: Kan er minder zand op de banen, het lijkt er op dat het spelniveau wordt beinvloed door het zand?
    Toelichting: De onderhoudsploeg is aanwezig tijdens de vergadering en mocht geconstateerd worden dat er teveel zand ligt op sommige plekken dan zal hier aan gewerkt worden.
     

    Besluitvorming
    Procedure voor het stemmen: 10% van de seniorleden dient aanwezig te zijn, er zijn 42 van de 292 (14%) seniorleden aanwezig. De vraag is ja of nee voor een mandaat van de ALV en de stemming gebeurt via het opsteken van een hand. Besluit op basis van meerderheid van stemmen.
    De leden wordt gevraagd om tijdens deze ALV te besluiten over:

    Mandaat voor vervanging van de baanverlichting in LED verlichting met een totale investering van:
    VOOR: 42
    TEGEN: 0
    Mandaat voor investering in renovatie hekwerk voor een bedrag van:
    VOOR: 42
    TEGEN: 0
    Mandaat voor vervanging tennisbanen voor een nieuwe zandkunstgras toplaag:
    VOOR: 42
    TEGEN: 0
     

    Toelichting vanuit de commissies
    Jeugdcommissie:
    Tom geeft een toelichting op de werkzaamheden binnen de jeugdcommissie. Onder andere de indeling van de competities en lessen en eendagsactiviteiten als het pannenkoekentoernooi, oliboellentoernooi en Tenniskids Worldtour activiteiten. Het oliebollentoernooi van 2019 moest vanwege de sneeuw verplaatst worden naar 10 maart.
    Als nieuwe activitet staat op de planning een jeugdtoernooi in de week van het Bloementoernooi.
    De invoering van de tennispakketten loopt steeds beter, nu bijna 2 jaar geleden ingevoerd.

    Accommodatiecommissie:
    Ferry geeft een toelichting op de bardiensten. De planning en uitvoering van de bardiensten loopt steeds beter, met dank aan de inzet van Miranda en de ClubApp.
    Punt van aandacht is de schenktijden die in 2017 zijn ingevoerd. Met name voor de vrijdagavond competitie. We mogen 35 uur in de week schenken maar in principe is 24:00 een harde deadline en mag er niet meer geschonken worden. Dit is wel iets om met verstand mee om te gaan, de boetes op het niet naleven zijn fors en kunnen ten koste gaan van de schenkvergunning.

    Tennisstimulatie & activiteitencommissie
    Henk geeft een toelichting op de gang van zaken binnen de activiteitencommissie. Eerst het teleurstellende nieuws, De Toss avonden, Men’s Night en kaartavonden zijn geen succes geweest. Vrijwel geen aanmeldingen waardoor de activiteiten afgelast zijn. Henk stelt de leden de vraag waar dit aan ligt en de leden geven aan dat mond-op-mond reclame wel kan helpen. Dat komt mooi uit want daar kunnen de leden zelf een belangrijke rol in spelen, de leden wordt dan ook gevraagd als ambassadeur op te treden voor activiteiten naar andere leden toe of naar bekenden die misschien wel lid willen worden maar al wel mee willen doen aan een activiteit. Veel activiteiten zijn ook toegankelijk voor niet leden.
    Voor het komende voorjaar staat een flyeractie gepland in de nieuwe wijk bij het spoor. Bjorna geeft aan dat FCB dat ook van plan is en zij de kar trekt. Henk en Bjorna stemmen met elkaar af of dit misschien gecombineerd kan worden.

    AVG
    Anneke geeft een toelichting op de gang van zaken rondom de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die in 2018 is ingevoerd. Deze is wettelijk verplicht en gaat voornamelijk over verwerking van persoonsgegevens. Aangezien alles nieuw is zullen er nog wel regelmatig updates zijn.
    Er wordt uitgelegd hoe wij in kaart hebben gebracht welke gegevens er allemaal verwerkt worden en door wie. Met partijen zoals de gemeente en bijvoorbeeld de trainer moest een verwerkingsovereenkomst worden opgesteld over de gegevens die worden uitgewisseld.
    Ook voor ICT zijn de nodige maatregelen genomen voor software en beveiliging. Persoonsgegevns op een USB stick of cloud servive is bijvoorbeeld niet meer toegestaan.
    Voor minderjarigen is bijvoorbeeld toestemming nodig van een ouder of verzorger.

    Sponsorcommissie
    John geeft een toelichting op de gang van zaken rondom de sponsorcommissie. In 2018 €1.000 meer sponsorinkomsten. In toaal zijn er nu 35 sponsoren en geen afhakers in 2018.
    Het sponsortoernooi was een succes en heeft 3 nieuwe sponsoren opgeleverd.
    Puntje van aandacht is het bord met ‘vrienden van TZB’ waar sinds de invoering voornamelijk bestuursleden en commissieleden op staan. Het aantal competitieteams dat met elkaar ‘vriend van TZB’ wordt kan best wel wat toenemen.

    Huldiging jubilarissen
    De voorzitter huldigd de leden zijnde, Fons Hulsbeek, Marieke Hulsbeek, Manon Oude Alink (aanwezig). Trees Olde Hendrikamn, Gerard Hommels en Truus Damink zijn niet aanwezig.

    Vrijwilligers in het zonnetje
    Een nieuw item voor de ALV. In plaats van mensen nomineren voor een van de vrijwilligersprijzen in Oldenzaal gaan we elk jaar tijdens de ALV een vrijwilliger van het jaar in het zonnetje zetten. Dit jaar zijn er 2:
    Miranda Ter Laak: Veel inzet getoond bij de moeilijke taak om de invoering van de verplichte bardienst in goede banen te leiden wat bij tijd en wijle een hele lastige taak is geweest. Maar het resultaat mag er inmiddels zijn, de bardienstplanning loopt steeds beter.
    Herman Kamphuis: Toont al jaren zichtbare maar vooral ook onzichtbare inzet in de activiteitencommissie maar vooral met de ledenadministratie. Die ledenadministratie hoeven we totaal niet achteraan, dat loopt als een trein.

    Voorstellen, ingediend door tenminste vijf leden.
    Er zijn geen voorstellen ingediend.

    Rondvraag

    Door de leden wordt gevraagd hoe het beste nageleefd kan worden als de banen gesloten zijn vanwege het weer. Alle leden kunnen met hun pas of anders met de sleutel het park op.
    Toelichting: Als de banen gesloten zijn wordt dit gecommuniceerd via de website (banner boven aan de site) een bordje aan het hek en er wordt op het moment gekeken naar de mogelijkheid om een lamp te plaatsen bij de ingang die we op afstand kunnen activeren. Het blokkeren van de toegang met de ledenpas bij sluiting van de banen is op dit moment technisch nog niet mogelijk.
    Door de leden wordt gevraagd of het klopt dat de KNLTB competitie op dinsdag en donderdag van 5 naar 4 wedstrijden per speeldag is gegaan?
    Toelichting. Ja dat is correct, dit is een besluit geweest van de KNLTB zonder consultatie van de leden en verenigingen. Aangegeven wordt dat leden ook feedback kunnen geven aan de KNLTB als ze het ergens niet mee eens zijn.
    Door de leden wordt gevraagd of er bewust voor is gekozen om geen telefoonnummers op de site te vermelden.
    Toelichting: Ja daar is inderdaad bewust voor gekozen in verband met privacy en het misbruik van telefoonnummers.
    Door de leden wordt gevraagd of het mogelijk is om via de ClubApp te communiceren als de banen niet beschibaar zijn voor recreatief tennis in verband met een activiteit. Het is lastig om via de baanbezetting op de website te achterhalen wanneer er wel of niet recreatief getennist kan worden in verband met een activiteit.
    Toelichting: Ja daar kan wel wat voor geregeld worden.
     

    Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje en een hapje.