Notulen Algemene Ledenvergadering 2020

  1. Opening en mededelingen
    De voorzitter opent om 20:00 de vergadering en omdat het aantal stemgerechtigde leden nog lager dan 42 is wordt de vergadering gesloten en om 20:15 opnieuw geopend. Met de inmiddels 35 stemgerechtigde leden starten we om 20:15 de vergadering.

  2. Ingekomen stukken
    Aanwezig 35 leden. Zie presentielijst.
    Afmeldingen: Miranda Olde Weghuis, Reinier Tameling, Theo Vrijkorte, Rene Olde Vrielink, Ingrid Oude Vrielink, Judith Velthuis, Wouter Meijerink, Elly Teussink, Pauli Olde Wiefferink.
    Er zijn geen voorstellen ingediend door de leden waardoor de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld.

  3. Notulen jaarvergadering 4 februari 2019
    Deze notulen zijn in te lezen op onze website en voorafgaand aan en tijdens deze vergadering zijn ze op papier ter inzage gelegd op de tafels. Er zijn geen op of aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
    Jaarverslag 2019
    ALV gehouden op 4 februari 2019 en daarnaast 10 reguliere bestuursvergaderingen en diverse overleggen met gemeente (vervanging banen), naburige verenigingen en sportinstanties.
    Ledenbestand 2019: Totaal ledenbestand is eind 2019 412 leden en is daarmee met 34 leden (~9%) gegroeid ten opzichte van 2018.
    Het aantal jeugdleden is in 2019 iets gedaald met 5 jeugdleden.

  4. Verslag van de penningmeester
    De penningmeester geeft een toelichting op de balans van 2019:
    Baanreclame kosten zijn in 2019 een stukje lager doordat er vrijwel geen nieuwe winddoeken zijn aangeschaft.
    De energiekosten dalen al significant door de nieuwe LED verlichting. Daar gaan we in de eerste helft van 2020 ook nog van profiteren omdat deze halverwege het jaar zijn ingevoerd.

  5. Verslag van de kascontrolecommissie
    Marieke Hofste geeft een toelichting op de bijeenkomst die Marieke en Ingrid met de penningmeester hebben gehad op 5 februari 2020 over de kascontrole. De kascontrolecommissie, bestaande uit Marieke Hofste en Ingrid Lok-Hulsbeek, heeft geen tekortkomingen kunnen constateren en stellen voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer.

  6. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie
    De kascontrolecommissie wordt bedankt voor haar werkzaamheden. Ingrid Lok zal na 2 jaar de kascontrolecommissie verlaten en zij wordt daarvoor bedankt. Marieke Hofste blijft in de kascontrolecommissie zitten en Ben Siers wordt de 2e persoon in de kascontrolecommissie. Hein Franke wordt aangesteld als reserve.

  7. Af- en toetreden bestuur en commissies
    a. Aftredend en herkiesbaar voorzitter: Ferry Schlette.
    b. Aftredend en herkiesbaar voorzitter accommodatiecommissie: Michael Olde Weghuis.

    Er zijn geen tegenkandidaten en de ledenvergadering gaat akkoord met een verlenging van Ferry Schlette als voorzitter en Michael Olde Weghuis als voorzitter accommodatiecommissie.
     

  8. Begroting volgende verenigingsjaar.
    De begroting voor 2020 wordt toegelicht:
    Begroting voor de bondscompetitie is een beetje verhoogd vanwege groter aantal deelnemers aan de voorjaarscompetitie en de najaarscompetitie.
    Voor de overige posten is de begroting ongeveer gelijk gebleven aan 2019.
    Doordat de inkoopskosten zijn toegenomen hebben we besloten rond 1 april de consumptieprijzen 10 eurocent te verhogen. Er zijn geen bezwaren.

  9. Voorstellen van de zijde van het bestuur
    Voorstel om de contributie dit jaar niet te verhogen en gelijk te laten blijven op:
    Senioren: 135 Euro
    Jeugd: 50 Euro

  10. Toelichting vanuit de commissies
    Toelichting op de realisatie van het beleidsplan 2015-2020 door de voorzitter.

    Terugblik beleidsplan 2015-2020 Financiën:
    De doelstelling van een financieel gezonde vereniging met een passende contributie is gerealiseerd. De contributie is marktconform. De jaarlijkse sponsorinkomsten zijn gestegen van €4000 naar ruim €10.000.
    Terugblik beleidsplan 2015-2020 Organisatie:
    Optimalisering en continuÏteit bestuur. Bestuur van 5 naar 7 leden om ambities waar te maken. Onderlinge samenwerking is goed en bestuursleden zijn onderling vervangbaar door vastgestelde koppels, 1 maal per maand bestuursvergadering.

    Terugblik beleidsplan 2015-2020 Activiteiten:
    Instellen kernteam activiteiten, aandacht voor nieuwe activiteiten en vernieuwen van bestaande activiteiten. Aantal activiteiten geen doorgang vanwege te weinig belangstelling, waar is behoefte aan?
    Terugblik beleidsplan 2015-2020 Communicatie & PR:
    Communicatie is verbeterd door het inzetten van verschillende communicatiemiddelen als post, nieuwsbrief, website, social media, KNLTB ClubApp.
    Website vraagt continue aandacht. Aandacht voor publicaties in lokale media. Zichtbaarheid bestuur vraagt continue aandacht.
    Terugblik beleidsplan 2015-2020 Samenwerking:
    Contacten met gemeente zijn goed, Contacten met sponsoren zijn goed, Contact met Boescoolfit is goed, Samenwerking Sportpark ‘t Venterinck en specifiek FCB is goed – gezamenlijke open dag in 2019. Contacten zusterverenigingen in Oldenzaal kan beter – elke club heeft eigen agenda, daardoor verloopt samenwerking niet altijd even goed.

    Financiele commissie:
    De penningmeester geeft een toelichting op de doelstellingen in het beleidsplan 2020-2025:
    Een passende contributie voor een tennisvereniging waar het hele jaar kan worden getennist;
    Opstellen  van meer jaren investerings- en onderhoudsplannen;
    Opstellen en standaardiseren begroting per commissie;
    Optimaliseren sponsorbeleid en nieuwe sponsormogelijkheden toepassen;
    Onderzoek naar behoefte andere lidmaatschapsvormen, zoals winterlidmaatschap;
    Invoeren 100 % pinbetalingen medio 2020.

    Sponsorcommissie
    John van de Haak geeft vanuit de sponsorcommisie een toelichting. De plekken voor de winddoeken zitten vol. 2 succesvolle sponsortoernooien georganiseerd.
    Er wordt in 2020 meer aandacht gegeven aan het binnenhalen van vrienden van TZB en zakelijke vrienden van TZB. Ook zullen nieuwe sponsoractiviteiten onderzocht worden.

    Jeugdcommissie:
    De voorzitter van de jeugdcommissie geeft een toelichting op op de doelstellingen in het beleidsplan 2020-2025:
    Huidig aantal jeudleden is 74, afgelopen jaar sterke groei doorgemaakt en nu zorgen dat het jeugdledenbestand stabiel blijft.
    Huidige jeugdactiviteiten (Worldtour, Jeugdcompetitie, Boescoolfit, Oliebollentoernooi, Pannenkoekentoernooi en Bleumkestoernooi).
    Alle jeugdleden die competitie spelen krijgen een TZB polo die gesponsord is door TZB en Tennisschool Niek Schothuis.

    Accommodatiecommissie:
    De voorzitter van de accommodatiecommissie geeft een toelichting op op de doelstellingen in het beleidsplan 2020-2025:
    Reguliere onderhoud accommodatie banen (netten, verlichting, baanverzorging)
    Reguliere onderhoud clubhuis (schoonmaak, schilderwerk, onderhoud installaties):
    Verbetering akoestiek is een investering van 2100 euro.
    Investering in comfort door 4 heaters onder de overkapping te installeren. Er zijn vanuit de leden signalen dat er wensen zijn om heaters onder het afdak te hebben voor meer comfort. Deze investering is onderzocht en de totale investering is 3500 euro zonder verbruikskosten. De aanwezige leden zien dit niet zitten (dekentjes moeten voldoende zijn). Aangezien het bestuur ook al geen voorstander van dit plan was gaan we hier niet mee verder.

    Tennisstimulatie & activiteitencommissie
    De Kerstbingo en Opendag waren een groot succes. [Ben Siers] geeft aan dat Klootschietersvereniging ‘De Toekomst’ de volgende keer ook graag uitgenodigd zouden willen worden en dat ze hier graag aan mee willen doen.
    In 2020 wordt er een enquete georganiseerd die in eerste instantie digitaal zijn maar als mensen dat wensen kan deze ook analoog worden gedaan. Maar dan moeten de mensen dat wel even aangeven als het zover is.
    Op 4 juni wordt er weer een AED avond georganiseerd. René in ’t Veld zal deze training geven. [John] geeft aan dat we voor de invulling ook moeten denken aan een sponsor van TZB.
    15 oktober is de sponsorclinic gepland.

    Vrijwilligerscoordinator
    De vrijwilligerscoordinator geeft een toelichting op op de doelstellingen in het beleidsplan 2020-2025:
    Optimaliseren van de bardiensten (aantal mensen en de wijze waarop deze wordt uitgevoerd).
    Actualiseren vrijwilligersbeleid.
    Specifiek aandacht voor de onderhoudsploeg dit jaar voor continuuteit.
    Variatie in vrijwilligerstaken en behapbare taken.

  11. Huldiging jubilarissen
    De voorzitter huldigd de leden zijnde, Hein Franke, Erik Kramer, Coen Lemmink, Anny Welhuis (aanwezig). Rene Oude Vrielink, Ingrid Oude Vrielink, Miranda Olde Weghuis, Reinier Temeling, Gerard Bos en Tijmen van Genderen zijn niet aanwezig.

  12. Vrijwilligers in het zonnetje
    De vrijwilliger die we dit jaar in het zonnetje willen zetten is:
    Corrie Steffens: Een belangrijke stille kracht bij TZB die al jarenlang onder andere al het waswerk doet.

  13. Voorstellen, ingediend door tenminste vijf leden.
    Er zijn geen voorstellen ingediend.

  14. Rondvraag
    Door de leden wordt gevraagd over een regel die in het verleden was dat je minimaal 45 minuten moest wachten tussen het tennissen en de volgende tennisbeurt zodat leden elkaar niet direct van de baan kunnen sturen. Er wordt gesteld dat als je net 45 minuten hebt getennist je best een baan die al 45 minuten gespeeld heeft af mag hangen.

     

    Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje en een hapje.